如何進行年度結轉及注意事項

如何進行「年度結轉」及開立「新年度帳目」：

財神系統可處理無限年度的帳目，但每年都要進行一次「年度結轉作業」，

以便開啟新一年度的帳目。

你可以提前在數天前進行「年度結轉作業」及開啟新一年度的新帳目，

不一定要在本年度的最後一天才做。

執行本作業前請先進行『資料備份作業』，

完成後，再做「系統重算作業」，之後便可以正式進行複製「舊年度帳目」轉為「新年度帳目」了，明細列下：

( 網路版用戶：開始年度結轉前，其他分機必須先離開財神系統 )

1. 「資料備份作業」

年度結轉前之預備工作 -- ＜備份資料＞

到「系統維護」→「資料備份作業」，
按『瀏覽』鍵，選擇備份目的地；
你亦可按日常之備份程序，進行「資料備份作業」。
( 詳情請參考備份程序 )

「資料備份作業」↓

2.「系統重算作業」

將舊年度的資料，進行「系統重算作業」。

按完成後可以離開本作業進入下一步驟。

3. 複製公司帳目

3B. 進入「公司目錄清單」後，按『複製帳目』；

3C. 請選擇：

複製自：舊年度帳目名稱xxxx………… ˇ (請剔選舊年度之帳目作複製原稿)
公司名稱：輸入「xx公司名稱及新年度xxxx」，
所在路徑：你無須輸入任何文字，因名稱會自動產生，
公司等級：輸入或剔選適當等級  ( 9 為最低等級，一般用 9級；即是有財神密碼
的使用者都能進入此盤帳目，若有需要，可設定其他等級，0為最高等
級，使用者的等級在「密碼設定作業」內設立，若被設立為9級的使用
者，他就不能進入8級、7級…至0級的帳目內。)    

3D. 請按「確定」，複製隨即開始，且很快便完成。

請按「確定」。複製隨即開始，並自動複製成一盤與原來「某某公司」內容完全相同的帳目。

4. 執行年度結轉作業

請在「公司目錄清單」，選擇剛複製出來的「xx 公司名稱及新年度 xxxx」帳目，然後按「進入」；

4A. 若你已按照第1. 步做了備份，則無須要再做備份，所以選「否」；

4B. 若你已按照第2. 步做了系統重算，則無須要再做系統重算請按「否」

4C. 請按「確定」制

4D. 進入本作業後，一般客戶，請不要剔選「保留客戶每件貨品第一次交易記錄」，

因會佔用系統的額外空間，令系統運作較慢；若行業需要才剔選。

請按『開始年度結轉』；

4E.  系統會再提醒你，是否確實已備份，因進行「年度結轉作業」，

系統會自動將此盤帳目內的資料刪除，並將此盤數之年度期末餘數

 (Closing Balance)，自動轉入新年度的期初數 (Opening Balance)內。

〈 其實此盤數是複製的，所以請放心按「確定」開始執行年結，

4F. 如何選擇「歷史交易資料記錄」？

「歷史交易資料記錄」--- 即是保留舊年度及之前所有進銷貨之交易記錄
，故只適用於已購買『進銷存管理系統』的客戶；
＜無論你選擇任何一種，所保留的交易記錄，只是作為銷貨時的售價查詢
  及參考之用，客戶可以按其行業的需要作出選擇。＞
  其他客戶，請按「不保留」。

「保留全部」 ：即是保留舊年度及之前所有進銷貨之交易記錄 ( 會佔用很多儲存空間，令系統運作較慢 )
「保留一年」 ：即只保留舊年度的交易記錄 ( 佔少量空間, 建議使用此方式 )
「保留9個月」：即只保留舊年最近 9 個月的交易記錄 ( 佔少量空間, 系統運作很迅速 )
「保留6個月」：即只保留舊年最近 6 個月的交易記錄 ( 佔極少量空間, 系統運作很迅速 )
「保留3個月」：即只保留舊年最近 3 個月的交易記錄 (佔極少量空間, 系統運作超級迅速 )
「保留1個月」：即只保留舊年最近 1 個月的交易記錄 (佔極少量空間, 系統運作超級迅速 )
「不保留」：不保留過往交易記錄 (不佔用儲存空間, 系統運作很超級迅速 )
　

當客戶選擇了交易資料的保留方式，年結程序隨即開始，請耐心等候。

4G.  「年度結轉作業」完成後，便會出現以下提示，請按「確定」鍵。
　

5. 請到「系統維護」→「系統資料重整」，執行一次重整，「新年度帳目」
便已建立妥當，並即可進入新年度輸入資料了。

日後核數後，若須要調整舊度資料，只要在調整妥當後，

將舊年度的資料進行「系統重算作業」，並再到「公司目錄清單」右下方，

按「期初更新」鍵，系統便能自動將舊年度期末餘數 (Closing Balance)，

重新一次轉入新年度的期初數 (Opening Balance)內，詳情請參考10.8 期初更新功能。